ATLANT-group. +7(495) 640-86-82. Автоматизация производства, строительства, продажа и обновление 1с.: 1С:Документооборот 8

Версия КОРП

Thu, 08 Dec 2011 17:42:48 +0400

1С:Документооборот 8 КОРП

"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
учет входящих, исходящих и внутренних документов;
учет обращений граждан;
учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
учет и контроль рабочего времени сотрудников;
онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"

"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами

"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права доступа

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Регистрация входящих и исходящих документов

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
оповещение исполнителей;
поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Учет договоров

В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

подготовка проекта договора;
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
учет и контроль сроков действия договоров;
автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
многовалютный учет сумм договоров;
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

Сканирование

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

распечатать на отдельном листе;
распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
распечатать на наклейке;
вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Переадресация входящих документов

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

"Управление производственным предприятием", 1.3.6;
"Управление торговлей", 11.0.6;
"Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
"Управление небольшой фирмой", 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

"Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
"Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
"Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
"Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
"Управление торговлей", редакция 10.

Веб-сервисы работы с файлами

"1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.

Сравнение версий ПРОФ и КОРП

Thu, 08 Dec 2011 17:43:12 +0400

Сравнение версий 1С:Документооборота 8

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ и КОРП.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

Сравнение функционала

В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.

1С:Документооборот 8	ПРОФ	КОРП
Общие функции для версий ПРОФ и КОРП
Учет входящих документов	+	+
Учет исходящих документов	+	+
Учет внутренних документов	+	+
Учет договоров	+	+
Ведение учета по номенклатуре дел	+	+
Автоматическая генерация регистрационных номеров	+	+
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов	+	+
Сканирование документов	+	+
Распознавание изображений	+	+
Автоматическая загрузка файлов из каталогов	+	+
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел	+	+
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел	+	+
Учет по организациям	+	+
Учет по вопросам деятельности	+	+
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов	+	+
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте	+	+
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске	+	+
Коллективная работа с файлами любых типов	+	+
Хранение и контроль версий	+	+
Ведение журнала передачи документов	+	+
Настройка личного доступа к документам	+	+
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности	+	+
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов	+	+
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ	+	+
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ	+	+
Сложное согласование документов	+	+
Настройка дополнительных связей между документами	+	+
Автоматическое заполнение документов по шаблонам	+	+
Учет нескольких резолюций по документу	+	+
Учет и контроль переадресации входящих документов	+	+
Учет и контроль передачи документов	+	+
Учет затрат рабочего времени сотрудников	+	+
Многовалютный учет сумм в документах	+	+
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут	+	+
Настройка и использование дополнительных реквизитов	+	+
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение)	+	+
Шаблоны бизнес-процессов	+	+
Распределенная информационная база	+	+
Полнотекстовый поиск любых данных	+	+
Обмен данными с типовыми конфигурациями	+	+
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2	+	+
Версионирование объектов	+	+
Функции, доступные только в версии КОРП
Штрихкодирование документов и файлов	-	+
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов	-	+
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам	-	+
Печать регистрационного штампа	-	+
Принятие задач к исполнению	-	+
Настройка и использование условий маршрутизации	-	+
Периодические бизнес-процессы	-	+
Учет и использование графиков работы	-	+
Иерархия бизнес-процессов	-	+
Остановка бизнес-процессов	-	+
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений	-	+
Категоризация данных	-	+
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам	-	+

1С:Документооборот 8

Thu, 08 Dec 2011 17:46:46 +0400

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Автоматизируются делопроизводство и документооборот предприятий и учреждений

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Предоставляются средства для удобного и быстрого поиска хранимых файлов

ХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ

Ведется учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных

КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА

Обеспечен коллективный доступ к файлам. После внесения изменений прежние версии файлов сохраняются

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Автоматизированы бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрация документов, выполнение задач и т.д.

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Руководителю предоставляются средства для оценки эффективности работы сотрудников

БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Поддерживается параллельное ведение электронного и бумажного документооборота

ИНТЕРНЕТ И ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Предоставляется доступ к данным через Интернет. Любой документ или файл можно отправить по электронной почте

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ

Пользователям можно установить разные настройки и разные ограничения доступа к данным

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ НОВЕЙШАЯ ВЕРСИЯ ПЛАТФОРМЫ

Программа работает на новейшей версии платформы "1С:Предприятие 8"

Ключевые возможности

Thu, 08 Dec 2011 17:46:59 +0400

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

ГОСТ Р 6.30-2003,
ГОСТ Р 51141-98,
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
Требования ГСДОУ,
Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". После обновления все созданные ранее документы будут сохранены.

Делопроизводство

Thu, 08 Dec 2011 17:47:14 +0400

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

входящие,
исходящие,
внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

Первичная регистрация входящего документа.
Рассмотрение.
Исполнение.

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Обычная схема обработки исходящего документа:

Создание исходящего документа.
Согласование исходящего документа.
Утверждение исходящего документа.
Регистрация исходящего документа.

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

нормативный срок исполнения документов,
маршруты обработки документов,
правила формирования регистрационного номера.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нумерация документов

В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Карточка документа

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

Прочие возможности

В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.

Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

Хранение файлов

Thu, 08 Dec 2011 17:47:27 +0400

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов:

офисные документы,
изображения,
тексты,
аудио- и видеофайлы,
архивы,
файлы систем проектирования и другие.

Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
импортировать каталоги,
импортировать файлы,
создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу,
создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

"1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

Просмотреть,
Редактировать,
Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
Занять с открытием файла или без него,
Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.
Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.

Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.

Коллективная работа и версионирование

Thu, 08 Dec 2011 17:47:41 +0400

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Блокировка файлов пользователем

Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

При попытке отредактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение:

Список занятых файлов отображается на рабочем столе и сразу виден при запуске программы.

Напоминание о занятых файлах автоматически выводится на экран при завершении работы с программой.

Бизнес-процессы

Thu, 08 Dec 2011 17:47:55 +0400

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

Все руководители автора бизнес-процесса,
Все подчиненные автора бизнес-процесса,
Непосредственный руководитель автора документа,
Все руководители автора документа.

Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи. Список автоматически загружается при запуске программы.

Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

маршрутизация,
сроки,
важность,
наименование,
описание и другие.

Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:

В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора:

При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине

Учет рабочего времени

Thu, 08 Dec 2011 17:48:13 +0400

В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей.

На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Данные по учету и контролю рабочего времени позволяют:

Директору – оценить, на какие виды работ затрачивается больше всего времени и средств. Например, выяснив, что 50% рабочего времени сотрудников уходит на совещания, и сопоставив расход времени с фондом заработной платы в программах "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", можно оценить соответствующие денежные расходы.

Линейному руководителю – оценить загрузку сотрудников, например:

Иванов больше половины рабочего времени вынужден тратить на разбор почты.
Петров в течение недели занимался "перспективными исследованиями".

Отчетность

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

Представление итоговой информации руководству,
Анализ данных,
Оперативный контроль,
Печать официальных документов.

Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. Ниже приведено несколько примеров подготовленных отчетов.

Журнал передачи (вариант Документы, находящиеся у исполнителей)

Сводка по видам документов

Документы в делах (томах)

Статистические отчеты по документообороту

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине

Поддержка бумажного документооборота

Thu, 08 Dec 2011 17:48:29 +0400

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

Обложку дела,
Внутреннюю опись дела,
Лист-заверитель дела,
Карту-заместитель дела.

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

количество листов,
количество приложений,
количество листов в приложениях.

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

Интернет и электронная почта

Thu, 08 Dec 2011 17:48:44 +0400

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Щелкните для увеличения

Любой документ или файл "1С:Документооборота 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Щелкните для увеличения

Также в программе поддерживается:

Загрузка входящих или внутренних документов,
Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,
Загрузка всех вложенных файлов.

Щелкните для увеличения

Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

Индивидуальные настройки

Thu, 08 Dec 2011 17:49:12 +0400

Рабочий стол пользователя

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Ниже приведены примеры настроенных рабочих столов, предназначенных для сотрудников, выполняющих определенную роль. Возможности доступа сотрудника к данным ограничиваются правами, заданными для его роли.

Рабочий стол секретаря

Секретарь организации работает со списком своих задач, ведет переписку, редактирует документы. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным – сведениям о сотрудниках, списку полезных телефонов, рекомендациям по составлению исходящих писем и т.д.

Щелкните для увеличения

Рабочий стол руководителя отдела

Руководитель проектного бюро работает со списком своих задач, разрабатывает проектную документацию. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным и панель полнотекстового поиска для нахождения нужной информации.

Щелкните для увеличения

Рабочий стол директора

Директор работает со списком своих задач и обращается к панели избранного для быстрого доступа к интересующим данным – отчетам о затратах рабочего времени, сведениям об исполнительской дисциплине и т.д.

Щелкните для увеличения

Права доступа

Администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей. Права доступа к файлам настраиваются по папкам для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

Щелкните для увеличения

Права доступа к внутренним документам

Настройка прав производится по папкам и видам внутренних документов. Настройка по папкам документов аналогична настройке по папкам файлов: можно установить разрешающие и запрещающие права, указать права для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки.

Для вида внутренних документов права настраиваются через группы доступа как для пользователей, так и для групп пользователей. Права доступа к внутренним документам передаются присоединенным файлам и их версиям.

В приведенном примере группе доступа Пользователь, в которую входят все пользователи, запрещен доступ ко внутренним документам видов Бухгалтерский отчет и Трудовой договор.

Щелкните для увеличения

Права доступа к входящим и исходящим документам

Права настраиваются через группы доступа с учетом следующих реквизитов документа:

Вид документа,
Гриф доступа,
Корреспондент (группа доступа корреспондентов).

Щелкните для увеличения

Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.

Права доступа к бизнес-процессам и задачам

Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают:

автор бизнес-процесса (задачи),
все участники бизнес-процесса (только чтение),
исполнитель задачи (изменение своей задачи),
линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение).

Роль Контроль задач и бизнес-процессов имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.

Права доступа к отчетам

Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения.

Роль Контроль ежедневных отчетов дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.

Права доступа к другим данным

Доступ к другим данным в зависимости от данных и ролей пользователей ограничивается по:

группам доступа корреспондентов,
группам доступа физических лиц,
видам документов,
папкам файлов и документов,
грифам.

Новейшая версия платформы

Thu, 08 Dec 2011 17:49:26 +0400

Прикладное решение "1С:Документооборот 8" разработано на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

ATLANT-group. +7(495) 640-86-82. Автоматизация производства, строительства, продажа и обновление 1с.: 1С:Документооборот 8

Версия КОРП

1С:Документооборот 8 КОРП

Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"

Работа с документами

Хранение и права доступа

Регистрация входящих и исходящих документов

Учет обращений граждан

Учет договоров

Сканирование

Электронная почта

Просмотр, редактирование и контроль версий

Шаблоны документов и файлов

Штрихкодирование документов

Печать регистрационных штампов документов

Связи между документами

Несколько резолюций в документах

Переадресация входящих документов

Контроль переданных документов

Бизнес-процессы и работа пользователей

Поиск

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Организация распределенной информационной базы

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

Веб-сервисы работы с файлами

Сравнение версий ПРОФ и КОРП

Сравнение версий 1С:Документооборота 8

Сравнение функционала

1С:Документооборот 8

КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ХРАНЕНИЕ ФАЙЛОВ

КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

ИНТЕРНЕТ И ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ

ИСПОЛЬЗУЕТСЯ НОВЕЙШАЯ ВЕРСИЯ ПЛАТФОРМЫ

Ключевые возможности

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Делопроизводство

Типы документов

Входящие документы

Исходящие документы

Внутренние документы

Виды документов

Нумерация документов

Карточка документа

Дополнительные свойства

Прочие возможности

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Хранение файлов

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Коллективная работа и версионирование

Версионирование

Блокировка файлов пользователем

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Бизнес-процессы

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Учет рабочего времени

Отчетность

Журнал передачи (вариант Документы, находящиеся у исполнителей)

Сводка по видам документов

Документы в делах (томах)

Статистические отчеты по документообороту

Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

Справка об исполнительской дисциплине

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

Печать и сканирование

Журнал передачи

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами:

Интернет и электронная почта

Рекомендуем также ознакомиться с другими разделами: