Текущая бухгалтерская работа и стандартные отчеты

Текущая бухгалтерская работа заключается в сборе сведений о фактах хозяйственной деятельности и в регистрации этих фактов в информационной базе путем ввода документов, с использованием типовых операций и ввода операций вручную.

"1С:Бухгалтерия 8" разнообразными способами облегчает текущую работу бухгалтеров. К этим способам можно отнести механизмы ускоренного заполнения документов, "Монитор бухгалтера", "Экспресс-проверку ведения учета", механизм расшифровки.

Для просмотра результатов текущей бухгалтерской работы предназначены стандартные отчеты. Стандартные отчеты являются эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных бухгалтерского учета в текущей работе.

Руководителю в быстроменяющейся рыночной обстановке важно иметь инструмент экспресс-анализа ключевых показателей финансового состояния предприятия и динамики их изменения. Для решения этой задачи в состав программы включен специальный набор отчетов - как новая штатная функция "Центр антикризисного управления".


Регистрация фактов хозяйственной деятельности

Способ регистрации фактов хозяйственной деятельности с помощью документов является в "1С:Бухгалтерии 8" основным.

Обычно документ информационной базы позволяет распечатать свой бумажный аналог, который может участвовать в бумажном документообороте организации.

При использовании всех способов регистрации хозяйственных фактов формируются бухгалтерские проводки, которые доступны для просмотра через журнал проводок. Происхождение каждой проводки в журнале узнать довольно просто: двойным щелчком мыши по записи проводки можно открыть форму документа или операции, породившей данную проводку.

В принципе, бухгалтер может работать с данными бухгалтерского учета через журнал проводок, открывая для коррекции проводок формы тех или иных документов и операций. Однако, в активно работающем предприятии в течение любого отчетного периода будет записываться столь большое количество проводок, что подобный метод работы с бухгалтерскими данными окажется совершенно нерентабельным.

Ускоренное заполнение документов

"1С:Бухгалтерия 8" располагает солидным арсеналом средств, которые позволяют ускорить процессы заполнения документов и регистрации хозяйственных операций.

Персональные настройки для подстановки значений по умолчанию

В персональных настройках пользователя можно указать ряд значений, которые он намерен использовать чаще всего: нашу организацию, склад, ставку НДС и др.

Эти настройки используются для автоматической подстановки в соответствующие реквизиты в начале заполнения нового документа, если информационная база не содержит более точных данных.

Например, если в справочника "Номенклатура" для какого-либо товара указать конкретную единицу измерения и ставку НДС (а не оставить соответствующие реквизиты незаполненными), то эти значения будут обладать приоритетом перед значениями, указанными в персональных настройках пользователя. То есть именно значения справочника будут подставляться по умолчанию "1С:Бухгалтерией 8" при заполнении табличных частей документов.

А единица измерения и ставка НДС, которые указаны в персональных настройках пользователя, будут подставляться для тех товаров, у которых в справочнике "Номенклатура" соответствующие реквизиты не заполнены.

Ввод документа на основании другого документа

Если новый документ можно логически связать с документом, который уже записан в информационную базу, то заполнить его проще всего на основании того документа. Все возможные сведения из того документа будут автоматически перенесены в новый документ.

Автозаполнение табличной части документа

Автозаполнение — это автоматическое заполнение табличной части с помощью меню кнопки "Заполнить", располагающейся над табличной частью формы документа. Состав меню этой кнопки зависит от вида документа.

Заполнение табличной части документа методом подбора

Метод подбора позволяет быстро заполнить табличную часть документа значениями некоторого справочника, щелкая мышью по записям в специально открытой форме.

При этом часть колонок табличной части автоматически заполняется значениями по умолчанию, если они указаны в информационной базе (например, цена, счета бухгалтерского учета, ставка НДС).

Автоматическая подстановка цен

Если своевременно регистрировать цены номенклатуры, то при заполнении табличных частей документов поступления и реализации товарно-материальных ценностей цены будут подставляться автоматически после выбора соответствующего элемента справочника "Номенклатура".

Автоматическая подстановка счетов бухгалтерского учета

Механизмы "1С:Бухгалтерии 8" обеспечивают при заполнении документов:

  • автоматическую подстановку счетов учета номенклатуры,
  • автоматическую подстановку счетов расчета с контрагентами.

Благодаря этим (и другим) механизмам автоматической подстановки значений (то есть механизмам подстановки по умолчанию) можно разделить работу по учету движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов с контрагентами между бухгалтерами и другими сотрудниками предприятия следующим образом.

Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство, контролируют и вводят данные, используемые для подстановки бухгалтерских счетов в документы. (Следует заметить, что "1С:Бухгалтерия 8" уже содержит минимально необходимые наборы записей).

А другие сотрудники (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и пр. и записывают документы в информационную базу с проведением. При этом бухгалтерские проводки и прочие учетные записи будут формироваться автоматически - по правилам, предписанным бухгалтерами.

Для пользователей "1С:Бухгалтерии 8", которые не являются бухгалтерами, в их персональных настройках целесообразно отключить отображение счетов в формах документах. Ведь для них счета бухгалтерского и налогового учета, используемые при автоматическом формировании проводок документа, - лишняя информация, которая только отвлекает от работы.

Монитор бухгалтера

В текущей бухгалтерской работе может помочь "Монитор бухгалтера", который отображается на одной из закладок панели функций.

"Монитор бухгалтера" позволяет для выбранной организации быстро и в удобной форме получать следующие сведения:

  • остатки на расчетных счетах и в кассе;
  • суммы дебиторской и кредиторской задолженности (с детализацией по пяти контрагентам с наибольшей задолженностью);
  • напоминания о сроках предоставления регламентированной отчетности и уплаты налогов.

Стандартные отчеты

Удобными средствами работы с данными бухгалтерского учета являются стандартные отчеты.

"1С:Бухгалтерия 8" содержит следующие стандартные отчеты:


В первую очередь стандартные отчеты предназначены для бухгалтеров предприятия. Стандартные отчеты отображают информацию, содержащуюся в журнале проводок, в виде, удобном для анализа и работы. При формировании отчета отбираются данные только из нужных проводок, которые представляются в сгруппированном и обобщенном виде.

Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Любой отчет может быть просмотрен на экране компьютера, распечатан в бумажном виде, сохранен в виде файла формата MS Excel или MLX.

Каждый отчет может быть настроен: пользователь можно указать необходимость вывода субсчетов, количества (по счетам, для которых задан признак ведения количественного учета), валютных сумм (по счетам, для которых задан признак валютного учета) или, наоборот, отключить вывод лишних подробностей. Можно указать критерии отбора информации для формирования отчета, например, указать определенные счета, по которым должен формироваться отчет или, наоборот, указать счета, исключаемые из отчета.

Оборотно-сальдовая ведомость

"Оборотно-сальдовая ведомость" — это отчет общего характера, который наиболее часто используется в бухгалтерской практике. Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, по каждой строке которого выведены данные о начальных и конечных остатках и об оборотах бухгалтерского счета за отчетный период. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров.

Шахматная ведомость

"Шахматная ведомость" — это отчет общего характера, который содержит табличное представление оборотов между счетами за выбранный период времени. Строки таблицы соответствуют дебетуемым счетам, столбцы — кредитуемым счетам.

Размер шахматной ведомости может получиться столь большим, что она не поместится полностью на экране компьютера. При этом просматривать на экране компьютера ее придется только по отдельным фрагментам, перемещая их с помощью линеек прокрутки формы отчета.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

"Оборотно-сальдовая ведомость по счету" — это частный отчет. Его можно считать удобной и более детальной выборкой информации, касающейся одного счета, из отчетов общего характера — оборотно-сальдовой ведомости и шахматной ведомости.

Анализ счета

Отчет "Анализ счета" отличается от "Оборотно-сальдовой ведомости по счету" способом представления информации.

Карточка счета

"Карточка счета" является стандартным отчетом с детализацией до проводок. Отчет рассчитывается для предварительно выбранного счета и представляет собой таблицу, в каждой строке которого отображена информация об одной проводке в которой задействован выбранный счет. В конце строки показан остаток, который получился на счете после регистрации проводки в информационной базе.

Анализ субконто

Анализ субконто обобщает информацию, касающуюся выбранного субконто. Отчет показывает начальное и конечное сальдо, а также обороты за период по счетам, имеющим выбранный вид субконто или выбранное значение субконто.

Обороты между субконто

Отчет "Обороты между субконто" выводит список всех оборотов между двумя выбранными субконто с указанной детализацией.

Карточка субконто

"Карточка субконто" предоставляет упорядоченную по датам выборку проводок, в которых был использован выбранный вид субконто или значение субконто. В конце каждой записи отображается конечное сальдо по субконто, полученное в результате записи данной проводки.

Сводные проводки

Отчет "Сводные проводки" отображает список сводных проводок за выбранный период времени. Настройки отчета позволяют задать детализацию до субконто, упорядочить список по счетам дебета или счетам кредита.

Отчет по проводкам

"Отчет по проводкам" отображает сведения из проводок, отобранных по заданным критериям. Например, для отбора можно указать как счет дебета или счет кредита, так и оба счета. Данный отчет можно считать универсальным и настраиваемым средством для выборочного просмотра журнала проводок.

Главная книга

"Главная книга" показывает для каждого счета начальное и конечное сальдо, его обороты с другими счетами.

Диаграмма

"Диаграмма" предназначена для отображения данных бухгалтерского учета в наглядном виде.

Механизм расшифровки

В текущей бухгалтерской работе удобно использовать механизм расшифровки. Механизм запускается двойным щелчком мыши по области стандартного отчета. Признаком доступности механизма расшифровки является форма курсора: курсор принимает форму крестика с лупой.

Так, в процессе подведения итогов отчетного периода бухгалтер может сформировать оборотно-сальдовую ведомость — отчет общего характера. В данном отчете его может заинтересовать происхождение оборотов какого-либо счета. Для получения более детальной информации он может сформировать соответствующую карточку счета, дважды щелкнув мышью по нужной строке оборотно-сальдовой ведомости — в результате на экране компьютера откроется карточка счета поверх оборотно-сальдовой ведомости. Если теперь бухгалтера заинтересует происхождение конкретной проводки, то поверх уже выведенных отчетов он может вывести экранную форму документа, породившего проводку.

Для изменения данных бухгалтерского учета нужно исправлять первоисточники — документы и операции, порождающие проводки. После этого бухгалтер может переформировать стандартные отчеты.

Антикризисные отчеты для руководителя

Начиная с версии 1.6.11 в программу включен комплект антикризисных отчетов для руководителя.

В период неспокойной финансовой ситуации у директора любой компании возникает потребность в оперативной управленческой отчетности. Хорошо, если бухгалтер в этот момент окажет существенную помощь руководству и поможет ответить на наиболее насущные вопросы:

  • Кто и сколько должен заплатить?
  • Когда можно ожидать поступления денег?
  • Какова динамика просроченной задолженности?
  • Кто самые крупные должники?
  • Какими свободными денежными средствами располагает компания?
  • Сможет ли компания вовремя провести платежи контрагентам и рассчитаться с налоговыми органами?
  • Какова динамика продаж?
  • Какие товары или направления приносят в текущих условиях наибольший доход?

Ответить на подобные вопросы помогает специальный набор отчетов - новая штатная функция "Центр антикризисного управления" для "1С:Бухгалтерии 8".